Tapahtuman järjestäjän muistilista
Tapahtuman järjestäjän muistilista – näin syntyy onnistunut tilaisuus. Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty – myös tapahtumien kohdalla
1. Tapahtuman idea, teema, nimi ja tarkoitus
- Miksi tapahtuma järjestetään?
- Mikä on tapahtuman idea ja teema?
- Mikä sopisi tapahtumalle nimeksi?
- Mikä on tapahtuman tarkoitus?
- Minkälainen mielikuva tapahtumasta halutaan luoda?
2. Kohderyhmä
- Kenelle tapahtuma on pääsääntöisesti tarkoitettu?
- Miten kohderyhmää rajataan?
- Päällekkäisyys – mitä tapahtumia alueella on samaan aikaan?
3. Ajankohta ja paikka
- Milloin tapahtuma järjestetään?
- Kuinka kauan se kestää?
- Missä se järjestetään?
- Onko tapahtumapaikka tarpeeksi iso? Onko sille varapaikkaa jos jotain yllättävää tulee?
- Millaiset kulkuyhteydet on olemassa?
- Onko tapahtumapaikka esteetön?
- Onko tiedossa yhteystiedot, joihin olla yhteydessä, jos jotain yllättävää sattuu? (sähkövika, viemäritukosta yms.) Sovi alueen tai tilan alku- ja loppukatselmukselle aika, jossa vuokraajan tai luvan antajan kanssa käydään läpi yhdessä tilan/alueen kunto ja siisteys.
4. Aikataulu ja muut tapahtumat
- Millaisella aikataululla tapahtumaa aletaan suunnitella?
- Mitkä ovat tärkeitä päiviä esim. varausten vahvistamisen kannalta ja milloin luvat tulee lähettää?
5. Budjetti ja sen seuranta
- Kuinka suuri budjetti on ja mistä se koostuu?
- Onko mahdollisilla rahoittajilla jotain tiettyjä reunaehtoja, jotka pitää huomioida?
- Miten budjettia seurataan?
- Miten budjetin ylitykseen ja mahdollisiin yllätyskuluihin varaudutaan?
6. Luvat, ilmoitukset ja vakuutukset
- Onko kaikki tarvittavat luvat ja ilmoitukset tehtynä ennen tapahtumaa?
- Onko kaikki tarvittavat vakuutukset hankittuna?
- Onko tapahtumalle jotain rajoituksia, jotka on hyvä etukäteen selvittää?
7. Tekniikka, somistus ja kalustus
- Millaista tekniikkaa tapahtuma vaatii?
- Livestiimataanko paikalta: Kuka hoitaa, miten hoitaa, mistä voi katsoa?
- Otetaanko paikanpällä kuvia? Miten yleisö turvataan kuvilta?
- Tarvitseeko tilaa somistaa erityisesti tapahtuman teeman mukaisesti?
- Millaista kalustoa tapahtuma vaatii?
- Kuinka paljon aiemmin tapahtumaa tulee alkaa rakentaa?
- Milloin se puretaan?
8. Ohjelma ja esiintyjät
- Mitä tapahtuu?
- Ketkä esiintyvät?
- Mitä tapahtuu silloin kun ei ole esiintyjiä?
- Oheistapahtumat? Aktiviteetit?
- Tarvitaanko tapahtumaan juontaja?
9. Yhteistyökumppanit
- Onko tapahtumalle mahdollista hankkia yhteistyökumppaneita?
10. Markkinointi- ja viestintäsuunnitelma
- Miten ja missä haluttu kohderyhmän tavoitetaan?
- Miten tapahtumaa markkinoidaan? <== mekansa.fi/tapahtumat
- Kuka kirjoittaa mahd. esitteet ja milloin ne laitetaan eteenpäin?
- Miten eri medioita hyödynnetään? TG, FB, Mewe, VK, ryhmät ym.
- Kuka luo visuaalisen ilmeen?
11. Turvallisuus
- Kuka laatii tapahtumalle pelastus- ja turvallisuussuunnitelman?
- Kuka toimii turvallisuuspäällikkönä?
- Kuinka paljon tarvitaan järjestyksenvalvojia?
- Entä ensiapupiste ja ketkä siellä päivystää?
- Onhan tapahtumapaikasta tarpeeksi poistumisteitä?
12. Liput ja kutsut
- Myydäänkö tapahtumaan lippuja, jos myydään niin missä?
- Myydäänkö lippuja tapahtumapaikalla?
- Jos myydään paikanpäällä, voiko maksaa käteisellä ja kortilla?
- Tarvitseeko tapahtumaan kutsua ketään?
- Huomioidaanko yhteistyökumppanit lipuissa jotenkin?
- Onko tapahtumaan VIP-lippuja, jos on mitä niihin sisältyy?
13. Ruokailut
- Onko tapahtumassa ravintolapalveluita?
- Järjestetäänkö ravintolapalvelut itse vai ulkoistetaanko se?
- Nyyttärit, omat eväät?
14. Jätehuolto ja siivoaminen
- Kuka ottaa vastuun jätehuollosta?
- Kuinka paljon tapahtumassa tulee olla / hyvä olla vessoja? Toteutuuko?
- Entä käsienpesuyksiköitä?
- Kuinka paljon tulee varata roskiksia ja millaisia? Miten ja kuka siivoaa tilan- tai alueen jossa tapahtuma järjestetään?
15. Kuljetukset ja pysäköinti ja liikenteenohjaus
- Tarvitaanko tapahtumapaikalle kuljetuksia, vai pääseekö paikan päälle kävellen tai julkisilla?
- Mihin autot voi pysäköidä?
- Maksaako pysäköinti?
- Onko paikan päällä liikenteenohjaajia avustamassa?
- Onko saatavilla liikenteenohjaajaliivit?
16. Henkilökunta
- Ketä henkilökuntaan kuuluu?
- Miten heidät erottaa yleisön joukosta?
- Miten heille maksetaan palkka vai ovatko talkoolaisia?
- Miten heille järjestetään ruokailut, tauot ja taukotilat?
17. Tapahtuman taltiointi
- Kuka taltioi tapahtuman ja miten?
- Jaetaanko materiaalia jälkikäteen nettisivujen ja/tai sosiaalisen media kautta?
18. Palautteen käsittely
- Miten tapahtumasta kerätään palautetta?
- Miten saadaan ihmiset vastaamaan palautteeseen?
- Mitenpalaute käsitellään?
- Miten sitä hyödynnetään seuraavassa tapahtumassa?
Katso tarvittaessa myös yleisötilaisuuden järjestämisen muistilista.
Kiitos kun luit loppuun asti aiheesta ”Tapahtuman järjestäjän muistilista.”