Tapahtuman järjestäjän muistilista

Tapahtuman järjestäjän muistilista – 18 seikkaa

Tapahtuman järjestäjän muistilista

Tapahtuman järjestäjän muistilista – näin syntyy onnistunut tilaisuus. Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty – myös tapahtumien kohdalla

1. Tapahtuman idea, teema, nimi ja tarkoitus

  • Miksi tapahtuma järjestetään?
  • Mikä on tapahtuman idea ja teema?
  • Mikä sopisi tapahtumalle nimeksi?
  • Mikä on tapahtuman tarkoitus?
  • Minkälainen mielikuva tapahtumasta halutaan luoda?

2. Kohderyhmä

  • Kenelle tapahtuma on pääsääntöisesti tarkoitettu?
  • Miten kohderyhmää rajataan?
  • Päällekkäisyys – mitä tapahtumia alueella on samaan aikaan?

3. Ajankohta ja paikka

  • Milloin tapahtuma järjestetään?
  • Kuinka kauan se kestää?
  • Missä se järjestetään?
  • Onko tapahtumapaikka tarpeeksi iso? Onko sille varapaikkaa jos jotain yllättävää tulee?
  • Millaiset kulkuyhteydet on olemassa?
  • Onko tapahtumapaikka esteetön?
  • Onko tiedossa yhteystiedot, joihin olla yhteydessä, jos jotain yllättävää sattuu? (sähkövika, viemäritukosta yms.) Sovi alueen tai tilan alku- ja loppukatselmukselle aika, jossa vuokraajan tai luvan antajan kanssa käydään läpi yhdessä tilan/alueen kunto ja siisteys.

4. Aikataulu ja muut tapahtumat

  • Millaisella aikataululla tapahtumaa aletaan suunnitella?
  • Mitkä ovat tärkeitä päiviä esim. varausten vahvistamisen kannalta ja milloin luvat tulee lähettää?

5. Budjetti ja sen seuranta

  • Kuinka suuri budjetti on ja mistä se koostuu?
  • Onko mahdollisilla rahoittajilla jotain tiettyjä reunaehtoja, jotka pitää huomioida?
  • Miten budjettia seurataan?
  • Miten budjetin ylitykseen ja mahdollisiin yllätyskuluihin varaudutaan?

6. Luvat, ilmoitukset ja vakuutukset

  • Onko kaikki tarvittavat luvat ja ilmoitukset tehtynä ennen tapahtumaa?
  • Onko kaikki tarvittavat vakuutukset hankittuna?
  • Onko tapahtumalle jotain rajoituksia, jotka on hyvä etukäteen selvittää?

7. Tekniikka, somistus ja kalustus

  • Millaista tekniikkaa tapahtuma vaatii?
  • Livestiimataanko paikalta: Kuka hoitaa, miten hoitaa, mistä voi katsoa?
  • Otetaanko paikanpällä kuvia? Miten yleisö turvataan kuvilta?
  • Tarvitseeko tilaa somistaa erityisesti tapahtuman teeman mukaisesti?
  • Millaista kalustoa tapahtuma vaatii?
  • Kuinka paljon aiemmin tapahtumaa tulee alkaa rakentaa?
  • Milloin se puretaan?

8. Ohjelma ja esiintyjät

  • Mitä tapahtuu?
  • Ketkä esiintyvät?
  • Mitä tapahtuu silloin kun ei ole esiintyjiä?
  • Oheistapahtumat? Aktiviteetit?
  • Tarvitaanko tapahtumaan juontaja?

9. Yhteistyökumppanit

  • Onko tapahtumalle mahdollista hankkia yhteistyökumppaneita?

10. Markkinointi- ja viestintäsuunnitelma

  • Miten ja missä haluttu kohderyhmän tavoitetaan?
  • Miten tapahtumaa markkinoidaan?  <== mekansa.fi/tapahtumat
  • Kuka kirjoittaa mahd. esitteet ja milloin ne laitetaan eteenpäin?
  • Miten eri medioita hyödynnetään? TG, FB, Mewe, VK, ryhmät ym.
  • Kuka luo visuaalisen ilmeen?

11. Turvallisuus

  • Kuka laatii tapahtumalle pelastus- ja turvallisuussuunnitelman?
  • Kuka toimii turvallisuuspäällikkönä?
  • Kuinka paljon tarvitaan järjestyksenvalvojia?
  • Entä ensiapupiste ja ketkä siellä päivystää?
  • Onhan tapahtumapaikasta tarpeeksi poistumisteitä?

12. Liput ja kutsut

  • Myydäänkö tapahtumaan lippuja, jos myydään niin missä?
  • Myydäänkö lippuja tapahtumapaikalla?
  • Jos myydään paikanpäällä, voiko maksaa käteisellä ja kortilla?
  • Tarvitseeko tapahtumaan kutsua ketään?
  • Huomioidaanko yhteistyökumppanit lipuissa jotenkin?
  • Onko tapahtumaan VIP-lippuja, jos on mitä niihin sisältyy?

13. Ruokailut

  • Onko tapahtumassa ravintolapalveluita?
  • Järjestetäänkö ravintolapalvelut itse vai ulkoistetaanko se?
  • Nyyttärit, omat eväät?

14. Jätehuolto ja siivoaminen

  • Kuka ottaa vastuun jätehuollosta?
  • Kuinka paljon tapahtumassa tulee olla / hyvä olla vessoja? Toteutuuko?
  • Entä käsienpesuyksiköitä?
  • Kuinka paljon tulee varata roskiksia ja millaisia? Miten ja kuka siivoaa tilan- tai alueen jossa tapahtuma järjestetään?

15. Kuljetukset ja pysäköinti ja liikenteenohjaus

  • Tarvitaanko tapahtumapaikalle kuljetuksia, vai pääseekö paikan päälle kävellen tai julkisilla?
  • Mihin autot voi pysäköidä?
  • Maksaako pysäköinti?
  • Onko paikan päällä liikenteenohjaajia avustamassa?
  • Onko saatavilla liikenteenohjaajaliivit?

16. Henkilökunta

  • Ketä henkilökuntaan kuuluu?
  • Miten heidät erottaa yleisön joukosta?
  • Miten heille maksetaan palkka vai ovatko talkoolaisia?
  • Miten heille järjestetään ruokailut, tauot ja taukotilat?

17. Tapahtuman taltiointi

  • Kuka taltioi tapahtuman ja miten?
  • Jaetaanko materiaalia jälkikäteen nettisivujen ja/tai sosiaalisen media kautta?

18. Palautteen käsittely

  • Miten tapahtumasta kerätään palautetta?
  • Miten saadaan ihmiset vastaamaan palautteeseen?
  • Mitenpalaute käsitellään?
  • Miten sitä hyödynnetään seuraavassa tapahtumassa?

Katso tarvittaessa myös yleisötilaisuuden järjestämisen muistilista.

Kiitos kun luit loppuun asti aiheesta ”Tapahtuman järjestäjän muistilista.”